Dokumente und der GremienAdmin
Einleitung
Sinn und Zweck des Dokumenten-Moduls in Phoenix II ist es, Dokumente pro Gremium einsehbar, verwaltbar und pflegbar zu machen. Mit diesem Modul soll insbesondere für die verschiedenen Gremien eines Verbandes eine deutliche Arbeitserleichterung bei der Verwaltung von Dokumenten erzielt werden.
Die großen Vorteile einer Online-Dokumentenverwaltung sind, neben der ständigen Verfügbarkeit der Dokumente auch über Smartphone oder Tablet-PC, die Sicherstellung, das alle Dokumente zentral für alle Personen an einer Stelle verwaltet werden. Übergreifend auch über Personalwechsel bei den Funktionen sind die Dokumente vorhanden und es können Entscheidungen, Beschlüsse, Vorlagen etc. später immer noch eingesehen werden. Die Dokumente sind eben nicht auf dem PC oder Notebook eines einzelnen Mitarbeiters mehr drauf oder nur zugreifbar, wenn man sich auf der Geschäftsstelle befindet. Durch die entsprechend integrierte Berechtigungslogik ist sichergestellt, dass nur die Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen können, die auch dazu berechtigt sind, für dieses Gremium Dokumente zu lesen oder pflegen zu dürfen.
Mitglieder eines Gremiums haben automatisch (in Ihrem Personenaccount) lesenden Zugriff auf die für dieses Gremium eingestellten Dokumente. Pro Gremium können 1 bis n Personen benannt werden, die Dokumente für dieses Gremium verwalten dürfen. Mitglieder in mehreren Gremien können pro Gremium die einzelnen Dokumente suchen und finden.
Wenn Dokumente neu im Dokumenten-Modul eingestellt werden, kann der Einstellende entscheiden, ob an alle Mitglieder des Gremiums eine automatische Email versandt werden soll, damit alle Mitglieder des Gremiums gleich darüber informiert werden, dass ein neues Dokument eingestellt wurde. So ist sichergestellt, dass alle Gremiummitglieder schnell und umfassend informiert werden und keiner vergessen wird und Mails auch nicht an alte Emailadressen verschickt werden.
Damit die zahllosen Dokumente sortiert werden können, können pro Gremium verschiedene Kategorien und Unterkategorien frei vergeben werden (also z.B. Beschlüsse 2010,2011,2012,2013, Finanzplanung 2012/2013, Protokolle 2013_01, 2013_02, etc.).
Dieses Dokument soll Sie bei der Einarbeitung und Verwendung der Dokumentenverwaltung in Phoenix II unterstützen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte beispielhaft erläutert.
